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      利用邮件合并功能自动发送工资条教程

      2014-08-11 10:53

      来源: 原创

      本文同时发布到:(excel+word+outlook) 干货分享

      【方法一:】

      日常工作中,发放工资条是个较为繁琐的事情,且纸质工资条保密性较差,虽然很多公司已经上了ERPOA,但如需集成工资条发送功能,其开发费用也不菲,少则几万,多则数十万。本文通俗易懂,简单易学,着重介绍了word的邮件合并功能,结合exceloutlook的使用,使人事、财务人员快速掌握自动发送工资条的方法,极大地提高了工作效率。该方法也可用于自动发送请柬、贺卡,请广大读者自行研究。本文所用软件均为office系列2003版。

      一、用excel制作工资表

      首先用excel做一张工资表,假如做一张非常简单的工资表如下(记得一定要有邮箱一列,否则一会儿就没办法发邮件了):

      姓名

      应发合计

      代扣税

      实发合计

      邮箱

      1

      1000

      100.00

      900.00

      [email protected]

      2

      3000

      300.00

      2,700.00

      [email protected]

      3

      4000

      400.00

      3,600.00

      [email protected]

      做好后,存为《11月工资表》。

      二、用word执行邮件合并

      打开word,选择工具——信函与邮件——邮件合并。

      1)这时?#20063;?#20250;出现提示操作选择文档类型。因为要发邮件的,所以这里我们选择电子邮件,然后点击下一步:正在启用文档。

      2)出现选择开始的文档,我们选使用当前文档,然后点击下一步:选择收件人

      3)出现选择收件人。我们选使用现有列表,选“浏览?#20445;?#25105;们可以把刚才做的excel文档“11月工资表导入进来。然后点击下一步:撰写电子邮件

      4)这时出现撰写电子邮件

      A.我们先不要管它,先到word文档里面写上要给大家发的邮件。比如象下面这样写(注意这个是直?#26377;?#21040;当前的word文档里面的)

      ?#34892;?#24744;?#21592;?#20844;司做出的贡献和努力。现向您发送0711月的工资条。本月您的工资明细为:

      应发合计:

      扣税额:

      实发合计:

      B.这样一个简单的工资邮件就写好了。然后回到撰写电子邮件,插入我们需要的内容。在撰写电子邮件中选择其他项目,出现对话框插入合并域。下面有几列:

      F1

      F2

      F3

      F4

      F5

      其实这里面的F1-5对应的就分别是员工的姓名、应发合计、扣税额、实发合计和电子邮件。理解这点很重要,因为理解这个我们才知道要把他们插到哪里去。

      C、把F1插入到?#34892;?#24744;?#21592;?#20844;司做出的贡献和努力前面,F2插到应发合计:后面

      F3插到扣税额:后面

      F4插到实发合计:后面,

      word文档变?#19978;?#38754;的样子:

      F1?#34892;?#24744;?#21592;?#20844;司做出的贡献和努力。现向您发送0711月的工资条。本月您的工资明细为:

      应发合计:F2

      扣税额:F3

      实发合计:F4

      5)到这里,我们的文件主体就算完成了。选择下一步:预览电子邮件。就可以看到:

      1?#34892;?#24744;?#21592;?#20844;司做出的贡献和努力。现向您发送0711月的工资条。本月您的工资明细为:

      应发合计:1000

      扣税额:100

      实发合计:900

      『此状态下,电子邮件预览?#20445;?#23567;数点后显示十几位,?#24066;?#20316;如下处理:

      点击右键(注意鼠标放在数字上),选择“?#35874;?#22495;代码”

       

      出现如下页面:

      实发合计: 2865.5100000000002

      将其改为:

      实发合计:

        2865.5100000000002

      点击右键,再次点击“?#35874;?#22495;代码?#20445;?#24182;点击“更新域?#20445;?#20986;现如下页面:

      实发合计: 2865.51

      6)选择下一步?#21644;?#25104;合并,出现完成合并,点击电子邮件,出现合并电子邮件对话框,在收件人里选择“F5”(注意,因为我?#21069;?#30005;子邮件放在了第5列,所以选择F5,具体要根据你做的工资表结构,看电子邮件是哪一列来定);在主题行里写“11月工资条(这个就是你发给大家的邮件的题目),格式随自己需要选,然后选择确定。

      三、outlook执行邮件发送

      这样工资条就被发到每个人的邮箱里面去咯。

      不过有个前提,你平时用outlook发邮件。如果用的别的,估计还要调整一下,这个就问更专业一点的人吧,我其实也是个电脑盲,嘿嘿。

      如果你不需要发邮件,只是想打印出每个人的工资条,那就在选择文档类型时信函就可以了。最后就可?#28304;?#21360;出每个人的纸质工资条。

      【方法二:】

      邮件合并是WORD的一个很实用的功能。此功能可以利用WORD设计固定的格式,取特定的数据源(实际是数据库文件),按每条数据生成一份固定格式的WORD文件,例如工资条53个人,利用邮件合并功能可以自动生成53个含对应信息的53个WORD文件。同时结合OUTLOOK就可以实?#32440;?#24037;资单的每条记录(当然是按人了)发到对应人的电子邮箱,这样既简单,保密性又好,可以解除很多朋友此类问题的烦恼。(经常在论坛上看到,工资条如何?#29992;?#21834;,如何只让每个人看到自己的信息等等.......实际上EXCEL不管如何?#29992;埽?#22823;家?#21152;?#30772;解的强大动力,利用EXCEL?#29992;?#21151;能处理此类问题可以说是不可取的.)

             邮件合并功能其实很简单,看我示范:

      1、启动WORD,?#38470;?#25991;件,设计工资条通知的格式,我的例?#37038;?#36229;精简的,大家看得明白就可以了,俺做的效果是这样的:

          您09年3月工资明细如下:
           姓名:
           应发:
           实发:

      2、打开数据源,如果?#20063;?#21040;此菜单,就在WORD的菜单 工具---信函与邮件   勾选“显示邮件合并工具栏”  

      利用邮件合并功能分发工资条教程 - ExcelHome - 邮件合并工具栏.png 

      3、把工资条信息链接到WORD里

         3.1  打开数据源

              点击“打开数据源?#20445;?找到存放工资表EXCEL文件所在的文件夹,选取此文件,和工资表对应的表?#24120;?#28982;后 “ 打开 ?#20445;?#36825;样就建立了WORD的数据源的数据链接关系了;

         3.2  将工资的明细信息插入到对应的位置
           点击“插入域” 分别选取 姓名、应发 、实发 插入到对应位置,效果如下:

              您09年3月工资如下表:
              姓名:«姓名»
              应发:«应发» 
              实发:«实发»   

               或者是这?#20013;?#26524;?#28023;?#36825;是有个“查看合并数据”的?#35874;?#38190;,一种是查看合并数据,如上表效果,是书名号括着字段,«姓名»?#25442;?#32773;是按条查看信息,就是显示字段的值:如: 姓名:姓名1;

           您09年3月工资如下表:
           姓名:姓名1
           应发:111 
           实发:111     

             这时 同时可以看到 利用邮件合并功能分发工资条教程 - ExcelHome - 分条信息的框框.png    这可以看到WORD总?#36393;?#20102;多少条记录,可以检查下,看取得数据源有没有问题。

          这样数据链接就取好了,可以通过上面的条目框框,向前查,向后查,也可以查看某条具体的信息了。

        4、  发送邮件
         
             点击“合并到电子邮件?#20445;?#20250;出现一个对话框,填入收件人,选取EXCEL文件的邮箱地址(示例里是空的,实际运用时时需要先填好的),然后加上邮件标题,默认的全部记录,点发送,所有的记录就会按照邮箱地址分别发到各人的邮箱里了。

           好了,这样就完成了。由于此功能是只发送了各人自己的信息,就不存在泄密问题了,实际操作可以说是很简单的。



      附:

      1、WORD取值的小数位问题(借用purpledragoon的):

      一般做工资条使用EXCEL的数据来源,汇总金额有时数值不整除,这时可用右键点击数据,
      选择“?#35874;?#22495;代码”显示:{ MERGEFIELD "工资" },
      增加格式设置“ \#0.00” 变更结果:{ MERGEFIELD "工资"\#0.00 } (?#24471;鰨?#23567;数值为两位)
      再次右键选择“?#35874;?#22495;代码”返回数据显示,(?#24471;鰨?#36825;时数据还没有变化)
      点邮件合并工具?#24178;舷录?#24405;键变更一下,数据就根据设定改变了!



      2018-08-24 11:18

      我毕?#26723;?#19968;份工作就是在圈内招聘网上找到的,其实刚毕业的就是找一个工作稳定的要求不要太高了,我那会就是为了留在深圳看了几家公司最后找的现在这家~~团建拓展活动的公司。。那会还傻得用自己的15361433252的校园卡给公司注册了个微信号,?#36739;?#22312;同学聚会时还说我是为人们服务的?#24471;?#21602;~不过现在干的也挺好的,还给姚明的CBA公司做过团队拓展活动呢!所以我以一个过来人的经验告诫我的学弟学妹们,不要去刻意的挑工作,等到我们工作经验丰富了有了一定的工作能力时再说,先做好自己!切记:不要眼高?#20540;停?/div>

      2018-06-29 10:00

      赞赞赞,实用!

      2018-03-23 11:54

      引用: 匿名网友
      我这怎么都?#20063;?#21040;信函与邮件这项啊,而且邮件合并工具栏根本用不了是灰色的
      引用: 匿名网友
      太赞了
      引用: 匿名网友
      现在用企微就好啦,很方便,很好用的
      引用: 匿名网友
      请问带附件的邮件合并功能怎么设置呢?
      引用: HR孙萌
      (*@ο@*) 哇~,半总好厉害!

      2016-09-23 11:13

      我这怎么都?#20063;?#21040;信函与邮件这项啊,而且邮件合并工具栏根本用不了是灰色的

      2016-07-13 19:02

      太赞了

      2016-06-04 10:57

      现在用企微就好啦,很方便,很好用的

      2015-05-27 10:09

      请问带附件的邮件合并功能怎么设置呢?

      2015-04-29 16:22

      (*@ο@*) 哇~,半总好厉害!

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